Wirtualne biuro a polskie prawo

Wirtualne biuro to usługa outsourcingowa, obejmująca całą obsługę biurową bez potrzeby posiadania specjalnego lokalu. Zadania biurowe są wyodrębnione ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa oraz przeznaczone do realizacji podmiotowi zewnętrznemu.

Usługę wirtualnego biura wymyślił Ralph Gregory w 1994 roku oraz od owego momentu aktywnie się ona rozwija, zdobywając jeszcze szersze gremium wielbicieli. Pozwoli zdecydowanie zmniejszyć wydatki wykonywania działalności gospodarczej. Sprawdźmy, jak wygląda w praktyce prowadzenie wirtualnego biura oraz jakie są właściwości owego wyjścia?

Czym jest?

Adresem, na jakie kierowana jest poczta do inwestora, miejscem spotkań z kontrahentami oraz salą konferencyjną, gdy jest taka potrzeba. Jest to duże cięcie wydatków – dobry ruch, jaki pozwala zainwestować kapitały w coś odmiennego, co pozwala na intensywniejszy rozwój działalności. Niejednokrotnie biura owego rodzaju proponują inwestorowi wsparcie doradztwa administracyjnego, rachunkowego i prawnego. Wirtualne biuro pozwoli poszerzyć zakres działalności spółki na cała Polskę i korzystać z grona bezkonkurencyjnych fachowców. Wirtualne biuro proponuje mnóstwo usług, jednakże główną jest adres do ewidencji spółki, natomiast również do umieszczenia go w materiałach reklamowych – więc należałoby dobrać biuro w renomowanej lokalizacji. W praktyce wirtualne biuro to także adres pod który kierowana jest firmowa korespondencja. Pracownicy biura odbierają listy, natomiast potem drogą mailową informują odbiorców o ich przyjściu.

Wirtualne biura natomiast polskie prawo

Zastanawiając się nad wirtualnym biurem mnóstwo osób zadaje pytanie – czy to legalne? Odpowiadamy: TAK. Inwestor w składnym do CEIDG wniosku musi określić miejsce, w jakim trzymana będzie dokumentacja księgowa. Jeśli usługa wirtualnego biura obejmuje także prowadzenie księgowości oraz rachunkowości, adres wirtualnego może być podawany do weryfikacji spółki pod kątem skarbowym. Należy potwierdzić się jeszcze, czy spółka ma archiwa do gromadzenia specyfikacji. W wypadku weryfikacji obsługa wirtualnego biura powiadamia inwestora, gdyż odbiera oraz przekazuje jego pocztę. Kontrola odbywa się w miejscu gromadzenia specyfikacji księgowej, nic zatem nie stoi na przeszkodzie na umówienie się z US w udostępnionym poprzez wirtualne biuro biurze, lub sali konferencyjnej.

Co jeszcze można zrobić z biurem?

Nie należy mylić biura wirtualnego z pomieszczeniami biurowymi wynajmowanymi freelancerom – to całkowicie odmienna sprawa, chociaż zapewniająca analogiczną funkcjonalność. Biuro wirtualne jest po prostu wyjściem umożliwiającym oszczędność na czymś, czego się nie wykorzysta, natomiast jest wymuszone np. poprzez urzędy oraz firmy wymagające określonego adresu bądź konsumentów, jacy pragną wiedzieć, iż konkretna spółka jest godna zaufania. Można przemyśleć najem takiego “lokalu” będąc prywatnym inwestorem bądź zakładając działalność z zamiarem zatrudnienia później pracowników. W porównaniu do najmu stacjonarnego lokalu, nie należy ułatwiać zatrudnionym dojazdu czy zwracać większej uwagi na to, czy dany adres sąsiaduje z przystankiem komunikacji miejskiej, parkingiem itd.