Początek nowego roku oznacza dla pracodawców konieczność wystawienia odpowiednich PIT-ów. Każdy, kto zatrudnia pracowników, jest zobowiązany do przygotowania rocznych deklaracji PIT-11. Co to znaczy w praktyce? O jakich terminach należy pamiętać? Wyjaśniamy podstawowe regulacje prawne i podpowiadamy, co powinno się zrobić w wyjątkowych przypadkach.
Kiedy, komu i w jaki sposób przekazać PIT-11?
PIT-11 to deklaracja wysokości dochodów uzyskanych przez pracownika w danym miejscu pracy. Informuje także o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Jej wystawienie obowiązuje zarówno w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę, jak i przy umowie zlecenie, umowie aktywizacyjnej lub umowie o dzieło. PIT-11 pracodawca powinien sporządzić w trzech egzemplarzach – dla urzędu skarbowego, dla pracownika i dla siebie (w ramach zbieranej dokumentacji). Termin przekazania deklaracji do urzędu skarbowego mija wraz z ostatnim dniem stycznia. PIT-11 wysyła się do urzędu skarbowego – właściwego dla miejsca zamieszkania pracownika – tylko przez Internet. Z pomocą może przyjść program księgowy, który umożliwia bezpośrednią wysyłkę deklaracji do US. Warto pamiętać, że wersja papierowa nie zostanie przyjęta w urzędzie.
Pracownikowi należy przekazać deklarację do ostatniego dnia lutego. W tym przypadku możliwe są dwie formy. PIT-11 można wysłać pracownikowi tradycyjną pocztą lub drogą elektroniczną. Drugie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić pieniądze potrzebne do opłacenia kopert i znaczków, jednak wymaga zwrócenia uwagi na kilka istotnych szczegółów. Przesyłany plik powinien być zgodny ze wzorem podanym w ustawie, posiadać format uniemożliwiający edycję i zostać opatrzony podpisem elektronicznym. Ważne jest, aby w celach dowodowych zadbać o otrzymanie odbioru dokumentu przez pracownika. Polecane jest również wcześniejsze uzyskanie pisemnej zgody na otrzymywanie deklaracji drogą elektroniczną. Warto zapamiętać wymienione wyżej terminy. Niedotrzymanie terminu przekazania deklaracji PIT-11 grozi pracodawcy karą grzywny o wysokości określonej w kodeksie karnym skarbowym. Może ona wynosić nawet do 180 stawek dziennych.
Wyjątkowa sytuacja – zerowy PIT-11
Istnieją przypadki, w których wygenerowany dla pracownika PIT-11 będzie deklarował kwotę zero. Może się tak zdarzyć na przykład w sytuacji, gdy umowa z pracownikiem została zawarta pod koniec roku podatkowego i pierwsza wypłata nie została jeszcze dostarczona. Prawo nie zobowiązuje pracodawcy do wystawienia zerowego PIT-11 w sytuacji, gdy w danym roku podatkowym nie pobierał on zaliczek na podatek dochodowy za pracownika. Jednak złożona w urzędzie skarbowym zerowa deklaracja nie jest uznawana za wykroczenie skarbowe i wielu płatników decyduje się na jej dostarczenie, aby mieć dowód w przypadku szczegółowych kontroli. Istnieją także sytuacje, w których wystawienie zerowej deklaracji jest konieczne. Dzieje się tak, gdy:
- wynagrodzenie zostało wypłacone, ale nie pobrano zaliczki na podatek, co wniknęło z winy pracodawcy lub pomyłki pracownika,
- wypłacona pensja była tak niska, że zaliczka od niej jest zerowa,
- wypłacone wynagrodzenie było niższe od kwoty wolnej od podatku,
- nie wypłacono wynagrodzenia ze względu na ustaloną kompensatę z wzajemną wierzytelnością.
Masz problem z PIT 11 – tu znajdziesz rozwiązanie pomoc.wfirma.pl
